Khi cân nhắc thay thế hệ thống điện thoại hiện tại, bạn đã đánh giá chi phí thực của các dịch vụ liên lạc mới chưa? Đó có thể là một “Có” tuyệt đối ngay từ cái nhìn đầu tiên vì các nhà cung cấp của bạn luôn cung cấp cho bạn một báo giá rõ ràng. Nhưng hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ lại về điều đó. Đó có phải là chi phí thực sẽ trang trải chi phí trong những năm tới không? Hãy nhận biết. Có thể có những khoản chi phí bổ sung ẩn bên dưới bề mặt mà bạn không cân nhắc được.

Để hiểu đầy đủ về chi tiêu viễn thông của bạn, phân tích TCO (Tổng chi phí sở hữu) là một công cụ quan trọng. Nó sẽ giúp tiết lộ giá trị tài chính của các mô hình mua khác nhau (dựa trên đám mây so với dựa trên cơ sở) và giúp bạn quyết định lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Trong blog này, chúng tôi đã phát triển một bản phân tích tổng hợp chi phí điện thoại kinh doanh chuyên sâu để bạn tham khảo, được tổ chức thành hai danh mục:

Chi phí trả trước
Chi phí vận hành
Chi phí trả trước
Cho dù đối với các giải pháp tại chỗ hay dựa trên đám mây, các chi phí đầu tiên của bạn thường ở dạng những thứ bạn có thể nhìn thấy thực tế hoặc được gắn thẻ giá rõ ràng. Trong hầu hết các trường hợp, họ sẽ bao gồm thiết bị phần cứng, cấp phép phần mềm, nâng cấp môi trường điện thoại, đào tạo hệ thống điện thoại mới và triển khai.

Cấp phép phần cứng và phần mềm tổng đài
Người ta thường nói rằng các giải pháp tại chỗ có chi phí trả trước lớn hơn các giải pháp được lưu trữ, nhưng điểm khác biệt chính chỉ nằm ở khoản đầu tư phần cứng PBX. Đó là vấn đề sở hữu cơ sở hạ tầng hoặc thuê dịch vụ. Với hệ thống điện thoại doanh nghiệp tại chỗ, bạn mua trả trước phần cứng PBX của riêng mình, trong khi với hệ thống thoại dựa trên đám mây, bạn trả tiền cho việc cấp phép người dùng liên tục. Nhưng điều đáng chú ý là đôi khi không cần chi tiêu vốn ban đầu với giải pháp dựa trên đám mây, ngoại trừ việc mua thêm điểm cuối của điện thoại.

Nâng cấp mạng, đường truyền và thiết bị trung tâm dữ liệu
Phần quan trọng khác bạn có thể cần đầu tư là chuẩn bị mạng Internet / Viễn thông thích hợp cho hệ thống điện thoại mới. Có thể có thêm chi phí cho việc nâng cấp mạng LAN / WAN / băng thông và / hoặc đường trục vật lý để có thêm kết nối viễn thông. Thiết bị tham gia vào quá trình này có thể bao gồm:

Bộ định tuyến (Cổng VoIP, Bộ định tuyến, v.v.)
Thiết bị LAN (thiết bị chuyển mạch POE)
Cáp (Bản vá, Cáp xếp chồng, Đầu nối kênh sợi quang, v.v.)
Thiết bị bảo mật mạng (Tường lửa, thiết bị IPS / IDS, v.v.)

Đào tạo và Triển khai
Trong hầu hết các trường hợp, các hệ thống PBX độc quyền hoặc kế thừa sẽ chuyển giao nhiều trách nhiệm CNTT cho người dùng, đòi hỏi nhân viên hỗ trợ được đào tạo chuyên sâu để triển khai và quản trị phần mềm và phần cứng, thay đổi cài đặt hệ thống và triển khai các bản nâng cấp hệ thống thường xuyên. Nhưng nếu bạn làm việc với một hệ thống PBX thân thiện với người dùng cao như Yeastar, chi phí đào tạo và triển khai có thể giảm đáng kể.

Các hệ thống PBX hàng đầu như vậy, cho dù tại chỗ hay dựa trên đám mây, đều sẵn sàng plug-and-play với giao diện người dùng đồ họa trực quan. Nó yêu cầu đào tạo ban đầu tối thiểu để quản trị viên nắm vững các chức năng và cấu hình hệ thống. Và hầu hết, nếu không phải tất cả, khóa đào tạo này được bao gồm như một phần của quy trình nội trú mà không phải trả thêm chi phí.

Chi phí vận hành
Chi phí vận hành = (Chi phí bảo trì + Định kỳ) x Thời gian

Để dự đoán chính xác các khoản chi phí đang diễn ra và cho phép so sánh rõ ràng giữa các giải pháp được lưu trữ và tại chỗ, cần phải cung cấp các phép tính TCO trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn nên dự trù toàn bộ chi phí trong vòng đời điển hình (5 đến 10 năm) của tổng đài IP PBX dựa trên tiền đề. Chi phí hoạt động có thể được chia phần lớn thành 4 phần sau:

Phí đăng ký tổng đài
Đăng ký PBX thường được liên kết với các giải pháp dựa trên đám mây, trong đó các dịch vụ được quản lý hoàn toàn thường được phân phối theo giá tiêu chuẩn cho mỗi chỗ ngồi của người dùng được tính phí hàng tháng hoặc hàng năm. Ví dụ: giả sử bạn có 20 người dùng trong văn phòng của mình. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ trả phí cho mỗi người dùng để truy cập vào hệ thống điện thoại đám mây hàng tháng hoặc hàng năm. Nói chung, chi phí này không chỉ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ của bạn mà còn phụ thuộc vào các tính năng gọi điện mà bạn muốn. Bạn có thể thấy các gói bắt đầu từ $ 15 cho mỗi người dùng / tháng, nhưng chi phí sẽ tăng lên khi dung lượng tăng lên. Ngược lại, các giải pháp PBX tại chỗ không tính phí truy cập định kỳ của người dùng vì bạn là chủ sở hữu duy nhất của cơ sở hạ tầng PBX.

Hợp đồng bảo trì & cập nhật phần mềm
Nếu bạn đang sử dụng PBX dựa trên đám mây lành mạnh, bạn sẽ không phải trả thêm phí bảo trì và đảm bảo phần mềm. Chi phí được phân bổ cho một giấy phép cho mỗi người dùng trong một khoảng thời gian theo hợp đồng.

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại cũ (tương tự), việc bảo trì có thể rất khó khăn, vì hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ thường được yêu cầu ngay cả đối với một số cấu hình cơ bản.

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống PBX phần cứng dựa trên IP hàng đầu yêu cầu hỗ trợ tối thiểu, thì việc bảo trì (di chuyển, thêm, thay đổi và cập nhật phần mềm) có thể chỉ tốn một vài hoặc thậm chí bằng không. Tuy nhiên, có một số chi phí ẩn như hỏng linh kiện không mong muốn và gây ra sự cố cần được cân nhắc. Một số nhà cung cấp PBX tại chỗ sẽ cung cấp dịch vụ tùy chọn được quản lý hệ thống điện thoại 

hoặc các hợp đồng bảo trì để cung cấp các bộ phận thay thế thấp đến miễn phí và tối đa hóa sự dễ sử dụng cho người dùng.

Dịch vụ kinh doanh độc lập và cấp phép
Một số giải pháp hệ thống điện thoại doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ chức năng mà doanh nghiệp của bạn cần. Chi phí cho các dịch vụ này có thể thông qua các nhà cung cấp bên thứ ba, có thể tính thêm phí đáng kể. Hoặc, bạn có thể tìm thấy chi phí bổ sung cho các dịch vụ như ghi âm cuộc gọi, hội nghị truyền hình và truyền thông hợp nhất, được phân phối dưới dạng các dịch vụ giá trị gia tăng độc lập và được tính phí độc lập theo phút / người dùng / gói giải pháp.

Chi phí Viễn thông & Chi phí Mạng
Dựa trên yêu cầu về đường dây điện thoại doanh nghiệp của bạn, phần này có thể bao gồm hóa đơn điện thoại hàng tháng hoặc chi phí mạng, chẳng hạn như chi phí truy cập Internet và băng thông cho thoại qua IP, đường truyền vật lý với truy cập cục bộ như PSTN, T1s, PRI, và phí tổng đài SIP.

Trong hầu hết các trường hợp, các hệ thống điện thoại cũ yêu cầu các T1 ngoại quan, PRI và các liên kết trung kế khác để kết nối PBX trong tòa nhà với các nhà viễn thông địa phương. Các đường dây này thường tính phí cao hơn nhiều so với Thoại qua IP, đặc biệt là đối với các cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế. Nhưng nếu bạn đang làm việc với tổng đài IP, cho dù là dựa trên đám mây hay tại chỗ, bạn sẽ có sự linh hoạt hơn trong việc chọn một tùy chọn rẻ hơn với trung kế SIP.

Điểm mấu chốt
Trả trước cao hơn không nhất thiết có nghĩa là tổng chi phí sở hữu cao hơn. Để có được phân tích TCO chính xác khi so sánh PBX tại chỗ với máy chủ lưu trữ, bạn phải xem xét từng loại ở trên.